Robert Pozen diz que aprendeu a ser mais produtivo porque não tinha outra alternativa.

“Venho de uma família de baixa renda. Aprendi a ser produtivo, porque tinha que conseguir dinheiro suficiente para financiar minha educação. Quando estava no ensino médio, tinha dois empregos, praticava esportes e fazia as coisas que os jovens dessa idade fazem, como se divertir, ir a festas”, diz Pozen.

Com um tempo disponível limitado, Pozen pensou em como administrar da melhor forma possível as horas do dia para dar conta de tudo isso – e tornou-se um especialista no tema de ser mais produtivo.

Pozen fez carreira nos setores financeiro, público e acadêmico.

Foi presidente do Fidelity Investments, um dos maiores fundos de investimentos do mundo, e da gestora de fundos MFS Investment Management.

Também presidiu o Comitê Consultivo de Relatórios Financeiros da Comissão de Valores Mobiliários e Câmbio dos Estados Unidos.

Hoje, é professor do Instituto de Tecnologia de Massachusetts (MIT, na sigla em inglês) e autor de Produtividade Extrema: Melhore seus resultados, reduza suas horas.

É considerado no mundo empresarial uma espécie de “guru da produtividade”.

Afinal, o que conta “são os resultados”.

“Não existe uma emergência a ser resolvida todas as noites, não há uma razão para ficar constantemente até tarde no trabalho”, diz ele.

Conheça a seguir os setes passos que ele recomenda seguir para ser mais produtivo.

1. Elabore um ranking de objetivos e priorize seu tempo

Uma vez definidos seus objetivos, crie um ranking para a semana e outro para o ano. Poucas pessoas fazem isso, e é muito importante, diz Pozen.

Separe seus objetivos em relação a oferta e demanda. No lado da oferta, faça as seguintes perguntas: seus objetivos refletem o que você gosta e no que você realmente é bom? Qual é o propósito por trás de cada objetivo e das atividades necessárias para atingi-los?

Do lado da demanda, se pergunte: em que medida seus objetivos incluem o que sua empresa ou organização necessita?

2. Meça os resultados, não as horas

Não foque na quantidade de horas trabalhadas, porque isso não quer dizer que você tenha sido mais produtivo, ou seja, que criou mais valor para sua empresa em relação ao tempo investido.

Ainda que existam empresas onde prevalece essa lógica, o problema é que muitas companhias seguem valorizando a presença física dos funcionários no local de trabalho.

Então, o desafio é convencer seu chefe de que o que realmente importa são os resultados.

Para isso, o melhor é estabelecer desde o início do que é esperado de você, em quanto tempo e como vão ser medidos os resultados.

3. Não dê atenção às coisas pequenas

Há muitas coisas que consomem nosso tempo e não são importantes como, por exemplo, a avalanche diária de emails.

Muitas pessoas checam sua caixa de entrada a cada cinco minutos, quando é melhor fazer isso a cada uma hora ou duas.

Quando o fizer, dê atenção à mensagem só quando o assunto ou a pessoa que o envia são relevantes.

Ao abri-las, decida rapidamente se requerem uma resposta e, se assim for, o faça imediatamente.

Guardar emails para responder mais tarde costuma ser improdutivo.

4. Comece a pensar no final já no início

Não espere até o final de um projeto para escrever as conclusões.

É melhor fazer uma pesquisa preliminar rápida e formular conclusões provisórias.

Ao avançar, verifique quais são as corretas e escreva as conclusões finais.

Muita gente demora seis ou sete semanas para reunir toda informação que necessita e, só ao final, tenta chegar às respostas-chave.

Isso é uma forma ineficiente de lidar com um projeto – você verá que grande parte das informações que levantou não é útil para seu objetivo.

5. Reserve tempo para pensar

Deixe um momento do dia reservado para pensar.

Em vez de ter reuniões em excesso, preserve um espaço aberto na agenda para analisar as coisas.

Às vezes, ao dar atenção a algo uma segunda vez, pode apreciar isso por outro ângulo.

6. Não tema ser entediante

Não perca tempo com coisas que são pouco relevantes.

Por exemplo, o ex-presidente americano Barack Obama usava ternos azuis para não ter que pensar em como se vestir.

Então, uma das chaves da produtividade é eliminar as variáveis de sua vida diária que te fazem perder tempo.

Quer tomar café da manhã?

Escolha o que mais gosta de comer nesta hora do dia e repita todos os dias.

Isso pode parecer entediante, mas não importa.

A ideia é transformar decisões em coisas previsíveis, para que tenha mais tempo livre para o que realmente importa.

7. Vá para casa

Em muitos casos, não há uma razão para alguém ficar no trabalho e não estar em casa na hora da janta.

Pare de trabalhar em um horário razoável e passe tempo com as pessoas que são importantes na sua vida.

Neste momento, não responda emails nem atenda ligações. É um tempo diário para desfrutar da companhia de pessoas com quem tem uma relação próxima.

Com frequência, as pessoas ficam com vergonha de sair mais cedo do trabalho, porque pensam que os outros vão julgá-las.

No entanto, muitos dos colegas perderam seu tempo ao passar todo o dia em reuniões ou fazendo coisas improdutivas.

Se você trabalhou intensamente, vá cedo para casa.