Administração do tempo: técnicas testadas e aprovadas
Administração do tempo: técnicas testadas e aprovadas
Por Runrun.it
Seja na vida pessoal, nos estudos ou no ambiente de trabalho, uma coisa é certa: o tempo parece estar passando cada vez mais rápido.
Para dar conta de tudo dentro dos prazos previstos, é necessário fazer uma boa gestão do tempo e organizar as demandas e tarefas de forma eficiente.
Nesse artigo, listamos 10 técnicas infalíveis de gerenciamento de tempo para te ajudar nesse desafio:
1. Planeje seu dia
2. Preveja imprevistos
3. Saiba dizer não
4. Defina prazos
5. Não perca tempo em chamadas
6. Otimize as reuniões
7. Princípio de Pareto
8. Delegue tarefas
9. Realize atividade parecidas em sequência
10. Concentre-se no que realmente importa
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo é algo tão simples quanto planejar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado à cada atividade.
Se você sai do trabalho às 18h e demora 1h30 para chegar ao ponto A, não pode marcar um compromisso às 19h no ponto A.
se demora 10h para entregar uma tarefa do tipo X, não pode dizer que ela ficará pronta em um dia de 8h de trabalho.
Para poder cravar essas afirmações, você teve necessariamente que mensurar o tempo para ir ao ponto A e também para fazer a tarefa do tipo X.
A definição parece bem simples, porém sua execução pode ser bem mais complexa.
Principalmente no trabalho, em que as rotinas são cada vez mais dinâmicas e há cada vez mais demandas para serem entregues.
Por isso, quando se diz que certa pessoa faz uma ótima administração do tempo no trabalho, trata-se, na realidade, de alguém que tem foco e sabe estabelecer prioridades, inclusive, prevendo espaços para folga.
Administração do tempo
O primeiro passo para organizar o seu dia é um conhecimento prévio, ou seja, você precisa saber, por exemplo, quanto tempo:
– demora para fazer a leitura de um documento ou uma análise de relatório,
– quanto tempo de sono você precisa para ser produtivo,
– quanto tempo leva para você se preparar para uma reunião importante ou para fazer o acompanhamento da produtividade da sua equipe,
– qual a sua capacidade de foco por tempo e por tipo de atividade.
Ser honesto ao responder essas perguntas vai te ajudar a planejar o seu e dia com exatidão, evitando que você coloque na sua lista de afazeres mais tarefas do que pode cumprir.
Além disso, saiba definir o que é prioridade ou não.
A tarefa prioritária é sempre a mais importante.
Afinal, você não quer ficar apenas nas tarefas urgentes – ou apagando incêndios, né?
Uma boa gestão traz como benefício pouco risco, ou pouco incêndio.
Prioridade
A especialista em gerenciamento do tempo, Laura Vanderkam, em uma palestra no TEDWomen, em 2016, faz uma reflexão sobre o tema e como lidamos com as prioridades.
Ela dá o exemplo de uma executiva que equilibrava seu tempo entre a empresa e a família.
Em uma tarde, ao retornar para casa, ela percebeu que houve um vazamento no porão e ela teve que disponibilizar 7 horas da semana para lidar com a limpeza e o controle de danos.
Se alguém tivesse solicitado a ela essas mesmas 7 horas para treinar um novo colaborador, com certeza ela teria dito não, como afirma Laura.
Porém, como o vazamento se tornou uma prioridade, ela teve que encaixá-lo em sua agenda.
No trabalho acontece o mesmo:
há muitas tarefas para as quais achamos que não temos tempo, quando na verdade nós não queremos executá-las.
A ideia de Laura é que somos capazes de construir a vida que queremos, no tempo que temos, e que somos capazes de nos organizar.
Adotar boas técnicas de gestão do tempo não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia.
Trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida para dedicar mais tempo àquelas mais complexas.
Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como administrar o tempo.
Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades recomendadas por Rebecca Burn-Callander em um artigo do jornal britânico The Telegraph.
1. Planeje seu dia
Separe meia horinha da sua manhã para planejar seu dia.
Longe de ser um sacrifício, essa é uma técnica indicada por diversos experts em produtividade.
Sente-se, depois de tomar seu café da manhã, busque na memória e liste as tarefas que você espera realizar no dia.
Depois, ponha em ordem de prioridade.
Pronto.
Seu dia já não será mais como um trem desgovernado.
2. Preveja imprevistos
O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado.
Resultado: você ficará desanimado para se replanejar.
Por isso, fazer uma administração de tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.
3. Saiba dizer não
Aceite que você não pode atender cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente.
Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular.
Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação.
Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.
4. Defina prazos
Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical: definir um prazo.
Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, isso inibe distrações.
É uma daquelas pressões saudáveis.
Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou gerenciador de tarefas.
5. Não perca tempo em chamadas
15 minutos antes de uma call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos.
Ao encerrar, confirme se você os alcançou.
Isso te deixará não só mais concentrado durante a chamada, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.
6. Otimize as reuniões
Não deixe que reuniões tomem mais do seu tempo do que deveriam.
Determine uma pauta de discussão e uma duração máxima para toda reunião que você convocar.
Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa.
Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis.
No Brasil, não deve ser diferente.
7. Princípio de Pareto
O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades.
Descubra o que esses 20% significam na sua rotina.
Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.
8. Delegue tarefas
Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos.
Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos.
Seja mais mão aberta, distribua responsabilidades e evite a microgestão.
9. Realize atividade parecidas em sequência
Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende.
Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas.
A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna.
10. Concentre-se no que realmente importa
Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco.
Nem titubeie.
Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso.
Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso.
Você precisa de um “retiro espiritual”.
E não trapaceie no que diz respeito ao uso das redes sociais: a menos que você trabalhe com elas, use-as com moderação.
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